Organisatie

Sinds haar oprichting in 1982 als stichting van openbaar nut is de Stichting Hubi & Vinciane uitgegroeid tot een stevige organisatie, die tot vandaag volledig functioneert dankzij het engagement van vrijwilligers. Om de doelstellingen vooropgesteld in de missie te kunnen waarmaken, zijn continue planning en opvolging nodig, zowel van de fondsenwerving in Belgie als van de uitvoering van de projecten in Benin.

De bestuursorganen en de werkgroepen garanderen een doeltreffende werking en controle op de activiteiten in België en in Benin.

Raad van bestuur

De Raad van bestuur heeft de bevoegdheid om de Stichting te besturen en haar belangen te verdedigen. Bestuurders worden benoemd voor hernieuwbare termijnen van vijf jaar.

De Raad van bestuur kiest zijn voorzitter en een gedelegeerd bestuurder. Beiden zijn afzonderlijk gemachtigd om de Stichting te vertegenwoordigen. De Raad kiest ook een secretaris. Deze drie mandaten lopen voor een hernieuwbare termijn van drie jaar.

De voorzitter zorgt voor de coördinatie en communicatie tussen de Raad van bestuur en het Dagelijks bestuur. Daarvoor kan hij een beroep doen op de leden van het Dagelijks bestuur. (Publicatie laatste statutenwijziging, 30 maart 2012; bijlage bij het Staatsblad). De Raad van bestuur vergadert minstens twee maal per jaar.

Samenstelling Raad van bestuur:

  • Voorzitter: Prof. Dr. Marc Vervenne, ere-rector KU Leuven, marc@hubi-vinciane.be
  • Gedelegeerd bestuurder: Pascale Vandewiele-Van Assche, pascale@hubi-vinciane.be
  • Secretaris: Muriel Verbiest-Billiau, muriel@hubi-vinciane.be
  • Bestuursleden: Bernadette Abts – Dr. Frank De Paepe – Dr. Paul De Buysscher – Prof. Dr. Seppe Deckers – Dr. Hein Knapen – Hilde Jacquemart-Coremans – Elisabeth Vandewiele – Jacqueline Vanheers – Dr. Jan Verbruggen
  • Ere-voorzitters: Prof. Dr. Eyckmans, gewezen directeur Tropisch Instituut Antwerpen (+) – EH. Basiel Maes, gewezen directeur broederlijk Delen (+) – Prof. Dr. Piet Van Assche, stichter – Prof. Dr. Marcel Norré

Dagelijks bestuur

De Raad van bestuur kiest uit zijn leden een afvaardiging van maximaal zes bestuurders die samen het Dagelijks bestuur van de Stichting uitmaken. De gedelegeerd bestuurder neemt de leiding van het Dagelijks bestuur en neemt,- in overleg met het Dagelijks bestuur, de beslissingen die nodig zijn voor de dagelijkse werking van de Stichting.

Het Dagelijks bestuur staat in voor het correct uitvoeren van de beslissingen van de Raad van bestuur, het opvolgen van alle lopende projecten en het starten van de nieuwe projecten die de Raad heeft goedgekeurd. Het Dagelijks bestuur doet op basis van de ervaring met de lopende projecten voorstellen tot verbetering of uitbreiding van de activiteiten, staat in voor het administratief en financieel beheer van de Stichting, stelt de budgeten op en verzorgt de boekhouding en de financiën van de Stichting. Het Dagelijks bestuur komt minstens om de drie maanden bijeen en telkens wanneer de situatie het vereist.

Samenstelling het Dagelijks bestuur: Pascale Vandewiele-Van Assche, Muriel Verbiest-Billiau, Dr. Frank De Paepe, Bart Buelens, Bernadette Abts

Strategisch forum

Het Strategisch forum fungeert ad hoc als denktank van de Stichting. Het prospecteert ideeën en voorstellen van thema’s en projecten die in Benin gerealiseerd kunnen worden en legt die voor aan het Dagelijks bestuur dat de voorstellen van nieuwe projecten ter bespreking en goedkeuring voorlegt aan de Raad van bestuur.

Op elk van de drie domeinen waarop de Stichting op geïntegreerde wijze actief is (gezondheidszorg, onderwijs, landbouw), brengt het Strategisch forum noden en mogelijkheden in kaart. Het forum doet verder voorstellen voor de langere termijn strategie van de Stichting. Ten slotte toetst het forum de strategie van de Stichting aan nieuwe ontwikkelingen of behoeften op het terrein.

Het Strategisch forum bestaat uit specialisten van de diverse partners van de Stichting aangevuld met ad hoc experts per domein.

Werkgroep Communicatie en Evenementen

De Werkgroep Communicatie spitst zich toe op de externe communicatie van de Stichting. Een redactieteam bereidt vier keer per jaar de Nieuwsbrief voor. Verder organiseert de werkgroep evenementen en geeft zij presentaties. Nieuws over de activiteiten en projecten wordt op de website en via de sociale media verspreid. Ten slotte verzorgt de werkgroep perscontacten.

Het team van vaste en ad hoc medewerkers van de werkgroep bestaat op dit ogenblik uit Pat Vandewiele (redactie nieuwsbrief), Diane Demey (layout en opmaak nieuwsbrief, evenementen), Seppe Devisscher , Brigitte Vandenberg, Ingrid Vanderlinden en Arlette Arts (evenementen), Brigitte Smet, Anne Schoonheyt, Bénédicte Leboutte , Martine Imbrechts en Yves D’hont (vertalers), Jan Maryssael (elektronische nieuwsbrief), Johan Driesmans (website), Bernadette Abts (algemene coördinatie). Naast deze vrijwillige medewerkers kan de Stichting ook beroep doen op de steun van vele helpers bij evenementen, van haar sympathisanten, van haar ambassadeurs, en van haar partners in België en Benin.

Vertegenwoordiging in Benin

De Stichting heeft sinds 2009 een erkenning als Beninse NGO en dus een ‘Accord de siège’ in Benin. De vertegenwoordiger voor de Stichting is mevr. Beatrice Radji, directeur van AMCES, wat staat voor  « Association des Œuvres Médicales Privées Confessionnelles et Sociales au Bénin ». AMCES is officieel de lokale partner voor de Belgische NGO Memisa ter opvolging van het medische  programma van het Belgische Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD) in Benin.

In Benin zijn voor de Stichting vijf lokale mensen tewerkgesteld. Euloge Adimi en Antoinette Chabi, beiden economist, treden op als lokale coördinatoren en krijgen steun van hun secretaris Bruno Biaou. Moussa Ousmane Yaya en Samadou Sidi, agronomen van opleiding, ondersteunen de coördinatoren in de uitvoering van de landbouwprojecten.