Organisation

Depuis sa création en 1982 comme Organisation d’Utilité Publique, la Fondation Hubi et Vinciane s’est développée en une organisation solide, qui fonctionne jusqu’ aujourd’hui uniquement grâce à l’engagement des bénévoles-volontaires. Afin d’atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés pour la mission, une  planification et un suivi sont constamment nécessaires, à la fois des collectes de fonds en Belgique, ainsi que pour la réalisation des projets au Bénin. Des groupes de travail et les organes directeurs assurent le fonctionnement et controlent l’efficacité des activités en Belgique et au Bénin.

Conseil d’administration

Le Conseil d’administration a le pouvoir de diriger la Fondation et de défendre ses intérêts. Les administrateurs sont nommés pour un mandat renouvelable de cinq ans
Le Conseil d’ Administration élit son Président et Administrateur Délégué. Les deux sont mandatés individuellement pour représenter la Fondation. Le Conseil nomme également un secrétaire. Ces trois mandats sont d’une durée de trois ans renouvelable.
Le Président assure la coordination et la communication entre le Conseil d’Administration et le Conseil Exécutif. Pour cela, il peut faire appel aux membres du Conseil exécutif. (Publication des derniers amendements des statuts :annexes au Journal officiel, du 30 Mars 2012). Le Conseil se réunit au moins deux fois par an.

Constitution du Conseil d’Administration (CA):
•    Président: Prof. Dr. Marc Vervenne, ex-rector KU Leuven, marc@hubi-vinciane.be
•    Administrateur Délégué: Pascale Vandewiele-Van Assche, pascale@hubi-vinciane.be
•    Secrétaire: Muriel Verbiest-Billiau, muriel@hubi-vinciane.be
•    Membres du C.A.: Bernadette Abts  – Dr. Paul De Buysscher – Prof. Dr. Seppe Deckers – Prof. Dr. E. Decuypere – Dr. Frank De Paepe – Prof. Dr. Jan Jacobs – Hilde Jacquemart-Coremans – Karen Vancampenhout – Elisabeth Vandewiele
•    Présidents Honoraires: Prof. Dr. Eyckmans, ex directeur Tropisch Instituut Antwerpen (+) – EH. Basiel Maes, ex directeur broederlijk Delen (+) – Prof. Dr. Piet Van Assche, fondateur – Prof. Dr. Marcel Norré (+)

Conseil Exécutif

Le Conseil d’ Administration choisit parmi ses membres une délégation de maximum six personnes qui constituent ensemble le Conseil Exécutif de la Fondation. L’Administrateur Délégué dirige le Conseil Exécutif et  en coordination  avec le Conseil exécutif, prend les décisions nécessaires pour le fonctionnement quotidien de la Fondation.
Le Conseil Exécutif est responsable de la bonne exécution des décisions du Conseil d’Administration,et du suivi de tous les projets en cours et du lancement de nouveaux projets approuvés par le C.A.. Le Conseil Exécutif, sur la base de l’expérience des projets en cours, propose des améliorations ou des expansion des activités, est responsable de la gestion administrative et financière de la Fondation, établit  les budgets et soigne pour la comptabilité et les finances de la Fondation . Le Conseil exécutif se réunit au moins une fois tous les trois mois, et chaque fois que la situation l’exige.

Forum Strategique

Le Forum stratégique agit comme un groupe de réflexion de la Fondation. Il recherche des idées et propositions de thème et de projets qui pourraient être réalisés au Bénin et les soumet au Conseil Exécutif. En consultation avec le “Comité Organisateur pour les Propositions de développement régional“ il propose  de nouveaux projets à discuter et à soumettre à l’approbation au Conseil d’Administration .
Pour chacun des trois domaines dans lesquels la Fondation est active de façon intégrée (santé, éducation, agriculture), le Forum Stratégique présente les besoins et les possibilités. Le forum fait de nouvelles propositions pour la stratégie à long terme de la Fondation. Enfin, le Forum évalue les Stratégies  de la Fondation par de nouveaux développements et besoins sur le terrain.
Le Forum Stratégique est constitué de spécialistes des différents partenaires de la Fondation ,des experts ad hoc dans chaque domaine.

Groupe de travail “Informations, Communications et Evénements”

Le Groupe de travail Communication se concentre sur la communication externe de la Fondation. Une équipe de rédaction prépare le Bulletin d’information quatre fois par an. En outre, le groupe organise des événements et donne ses présentations. Les nouvelles sur les activités et les projets sont diffusés sur le site Web et par le biais des médias sociaux. Enfin, le groupe de travail est chargé des contacts avec la presse.

Représentation au Bénin

La Fondation a été reconnue comme ONG Béninoise depuis 2009 et a donc un “Accord de siège” au Bénin.Le représentant de la Fondation, est M. Pascal Omyale, Directeur de AMCES, qui signifie “Association des Œuvres Médicales Privées Confessionnelles et Sociales au Bénin”. AMCES est officiellement le partenaire local pour l’ONG belge Memisa pour suivre  le programme médical de la Direction Générale belge pour la Coopération au développement et à l’aide humanitaire (DGD) au Bénin.
Au Bénin six personnes locales sont mises au travail par la Fondation. Marcienne Houenou est la ‘directrice locale’ et responsable pour les projets ‘soins de santé’. Euloge Adimi (agriculture) et Antoinette Chabiaweni (education et communication), tous deux économistes, agissent en tant que coordinateurs locaux et sont supportés par leur secrétaire Bruno Biaou. Moussa Ousmane Yaya en Samadou Sidi, agronomes de formation, soutiennent les coordinnateurs dans la mise en œuvre des projets agricoles.